Comment organiser un tournoi caritatif
Un plan concret pour un tournoi qui collecte des fonds : choisissez la cause, le format et les sources de revenus, puis menez le jour J pour que l'argent et l'ambiance suivent.
L'argent d'un tournoi caritatif vient de quatre sources : les frais d'inscription, les sponsors, les ventes du jour J et une tombola ou une vente aux enchères. Choisissez un format qui garantit au moins 3 matchs à chaque équipe, car une équipe qui se déplace et qui paie attend plus d'un match. Décidez à qui l'argent est destiné et annoncez l'objectif avant de vendre la moindre inscription.
Commencez par la cause et un chiffre
Choisissez d'abord le bénéficiaire. Ce peut être une association précise, une famille qui a besoin d'aide ou un projet de votre propre club, comme du matériel neuf pour une équipe de jeunes. Une cause claire est la raison pour laquelle les équipes paient et les sponsors disent oui. Citez-la dans chaque message, sur l'affiche et sur la page d'inscription, pour que personne n'ait à demander à quoi sert la journée.
Convenez de la façon dont l'argent arrivera au bénéficiaire avant d'encaisser quoi que ce soit. Un virement sur le compte de l'association est le plus simple. Notez qui garde l'argent liquide le jour J et qui le compte, et comptez-le toujours à deux.
Fixez ensuite un objectif public, par exemple la somme qui finance tout le projet. Les règles de collecte de fonds en public diffèrent d'un pays à l'autre : vérifiez-les avec le bénéficiaire avant d'encaisser de l'argent.
Choisissez un format que toutes les équipes apprécieront
Les équipes donnent leur journée et paient pour jouer : une élimination directe convient mal, car la moitié rentre chez elle après un seul match. Prenez une poule unique pour les petits tournois, et des poules suivies d'une phase finale pour les plus grands.
Avec 5 à 7 équipes, jouez une poule unique : 10, 15 et 21 matchs, et chaque équipe joue au moins 4 matchs.
Avec 8 équipes, deux poules de quatre plus des demi-finales et une finale font 15 matchs. Avec 12 équipes, trois poules de quatre dont les deux premiers se qualifient en font 23. Avec 16 équipes, quatre poules de quatre font 31 matchs. Dans tous les cas, une équipe joue au moins 3 matchs. Voir le guide des formats selon le nombre d'équipes ou ouvrir le tableau pour 16 équipes en 4 poules.
Quatre sources de revenus et comment les dimensionner
Comptez sur les quatre. Les frais d'inscription couvrent les coûts, et les trois autres deviennent le don.
Frais d'inscription par équipe
Fixez le montant pour couvrir la salle ou le terrain et les arbitres. Tout ce que les inscriptions rapportent au-delà fait déjà partie du don. Un montant plus élevé rapporte plus par équipe, mais peut écarter les équipes scolaires et amateurs : choisissez une somme que vos équipes habituelles paieraient sans réfléchir. Dans LiveCup, vous pouvez marquer chaque équipe comme ayant payé ou non côté organisateur, et vous savez toujours qui doit encore ses frais.
Sponsors
Proposez quelques formules claires : sponsor du terrain, sponsor d'un match et sponsor du trophée. Un petit commerce local paie pour la visibilité, alors montrez-la là où les gens regardent : la banderole au bord du terrain, le planning imprimé et l'écran. Convenez du montant et des contreparties par écrit, et envoyez la facture ou les détails tôt.
Ventes du jour J
La nourriture et les boissons rapportent le plus sur une longue journée avec beaucoup d'équipes et de familles. Demandez à un commerçant local ou à un groupe de parents d'offrir le stock : les ventes deviennent presque entièrement du bénéfice. Gardez une carte courte, acceptez les espèces et la carte si possible, et placez le stand près du terrain principal.
Tombola ou vente aux enchères
Collectez des lots auprès des sponsors et des commerces locaux avant le jour J. Vendez des tickets toute la journée et tirez les gagnants à la remise des prix, pour que les gens restent jusqu'à la fin. Un maillot dédicacé, un bon d'achat ou une entrée se vendent souvent mieux qu'un gros lot.
Exemple chiffré : 16 équipes
| Poste | Unités |
|---|---|
| Frais d'inscription | 16 équipes à 50 = 800 |
| Sponsors | 4 sponsors à 150 = 600 |
| Nourriture et boissons, après le coût du stock | 400 |
| Tombola | 300 |
| Location du lieu | -400 |
| Arbitres et ballons | -250 |
| Don | 1 450 |
Les chiffres sont un exemple, dans n'importe quelle devise. Remplacez-les par vos propres prix.
Dans LiveCup, les logos des sponsors apparaissent sur la page publique du tournoi et sur l'écran TV. Les sponsors font partie des forfaits payants.
Six semaines avant : un calendrier court
- Six semaines avant : fixez le bénéficiaire, le lieu et la date.
- Cinq semaines avant : ouvrez les inscriptions et annoncez l'objectif publiquement.
- Quatre semaines avant : contactez les sponsors et collectez les lots de la tombola.
- Trois semaines avant : construisez le planning et recrutez des bénévoles pour les scores, la caisse et le stand de nourriture.
- Une semaine avant : confirmez les équipes et partagez le planning.
- Jour J : suivez le planning, encaissez l'argent et annoncez le total.
- La semaine suivante : publiez le résultat et le total collecté.
Pour gagner du temps, laissez les équipes s'inscrire elles-mêmes. LiveCup vous donne un lien d'inscription et un QR code que vous pouvez fermer dès que vous avez assez d'équipes. Voir comment fonctionne l'inscription par QR code.
Jour J : gardez le rythme
Utilisez des créneaux fixes de 15 minutes et lancez chaque match à l'heure. Un tournoi de 16 équipes compte 31 matchs, soit environ 3 h 53 min de jeu sur deux terrains.
Affichez le classement en direct sur un écran ou sur la page publique du tournoi, pour que les équipes et les familles puissent suivre. Mettez une personne uniquement sur les scores et une autre sur la caisse. Séparez les deux tâches, pour qu'une finale très animée ne retarde jamais le comptage.
Gardez la remise des prix courte et annoncez tout de suite le total collecté. Les gens retiennent le chiffre et le partagent.
Après la finale : le bilan financier
Dans la semaine qui suit l'événement, publiez le total collecté, ce que vous avez dépensé et ce que vous avez versé au bénéficiaire. Un court message sur la page de votre club ou sur les réseaux sociaux suffit, avec une photo des vainqueurs et le chiffre final.
Remerciez les sponsors et les équipes par leur nom. Un bilan clair inspire confiance et facilite l'organisation de la prochaine édition.
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Questions fréquentes
Combien faire payer par équipe ?
Demandez de quoi couvrir le lieu et les arbitres, pas plus que ce que vos équipes habituelles paieraient. Pour un tournoi de 16 équipes, c'est souvent le coût total divisé par 16. Les sponsors, les ventes et la tombola forment ensuite le don.
Combien d'équipes faut-il ?
Cinq équipes suffisent pour une poule unique de 10 matchs. Avec 8 à 16 équipes, les inscriptions et les sponsors rapportent plus, et des poules suivies d'une phase finale gardent la journée bien organisée.
Combien de temps dure un tournoi caritatif de 16 équipes ?
Quatre poules de quatre plus une phase finale font 31 matchs. Avec des créneaux de 15 minutes sur deux terrains, cela fait environ 4 heures de jeu. Ajoutez du temps pour les pauses et la remise des prix.
Faut-il une autorisation ?
Cela dépend de votre pays et du fait que vous collectiez de l'argent en public ou non. Demandez d'abord à l'association bénéficiaire. Elle connaît souvent les règles et peut vous dire quelles démarches faire.
Comment trouver des sponsors ?
Commencez par les commerces proches du lieu et par les parents des joueurs. Envoyez un court message avec la cause, la date, le nombre d'équipes et ce que le sponsor obtient. Proposez des formules simples et une place visible pour chaque logo.
Que faire avec un nombre impair d'équipes ?
Dans une poule unique, une équipe se repose à chaque tour. Dans des poules avec phase finale, le planning exempte les meilleures équipes quand le tableau n'est pas complet. Donnez une mission à l'équipe au repos, comme tenir le score.
Les équipes peuvent-elles s'inscrire elles-mêmes ?
Oui. Avec LiveCup, vous partagez un lien d'inscription ou un QR code, et les équipes s'inscrivent depuis leur téléphone. Vous pouvez fermer les inscriptions quand vous avez assez d'équipes.
Créez votre tournoi caritatif
Choisissez le format, construisez le planning et partagez le classement en direct avec chaque équipe. Le forfait gratuit est limité à 4 équipes ; les tournois plus grands demandent un forfait payant ou un Event Pass.
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